Η εφαρμογή myDATAapp υποστηρίζει πλέον βασικές ενέργειες της Ψηφιακής Διακίνησης Αποθεμάτων από το κινητό τηλέφωνο.
Ο οδηγός, ο μεταφορέας ή ο λήπτης μπορεί να εντοπίσει ένα παραστατικό διακίνησης, να δηλώσει την ενέργεια που πραγματοποιήθηκε και να ενημερώσει την πορεία της αποστολής.
Η βασική λογική της εφαρμογής είναι απλή:
Σάρωση του QR code, επιλογή ενέργειας και επιβεβαίωση.
Ας δούμε πώς λειτουργεί η διαδικασία στην πράξη.
Βήμα 1: Σάρωση του QR code
Κάθε παραστατικό διακίνησης συνοδεύεται από ένα QR code.
Ο χρήστης ανοίγει την εφαρμογή και σαρώνει τον κωδικό με την κάμερα του κινητού.
Με αυτόν τον τρόπο εντοπίζεται το σχετικό παραστατικό, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογηθεί ο αριθμός του ή να αναζητηθεί χειροκίνητα μέσα σε λίστες.
Μετά τη σάρωση, εμφανίζονται οι ενέργειες που είναι διαθέσιμες για τη συγκεκριμένη διακίνηση.
Βήμα 2: Επιλογή της κατάλληλης ενέργειας
Οι διαθέσιμες επιλογές εξαρτώνται από τον ρόλο του χρήστη και από το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η αποστολή.
Μέσα από την εφαρμογή μπορούν να καταχωρίζονται ενέργειες όπως:
✔ Έναρξη της διακίνησης
✔ Φόρτωση των αγαθών
✔ Μεταφόρτωση σε άλλο όχημα
✔ Παράδοση από τον μεταφορέα
✔ Παραλαβή ή απόρριψη από τον λήπτη
Ο χρήστης επιλέγει την ενέργεια που αντιστοιχεί σε αυτό που συνέβη στην πράξη και προχωρά στην επιβεβαίωσή της.
Βήμα 3: Δήλωση έναρξης της διακίνησης
Όταν τα αγαθά ξεκινούν από το σημείο αποστολής, μπορεί να δηλωθεί η έναρξη της διακίνησης.
Η καταχώριση αυτή ενημερώνει ότι η μεταφορά έχει ξεκινήσει και ότι το παραστατικό βρίσκεται πλέον σε ενεργή διακίνηση.
Από αυτό το σημείο και μετά μπορούν να ακολουθήσουν οι επόμενες ενέργειες, όπως η μεταφόρτωση, η παράδοση και η παραλαβή.
Βήμα 4: Καταχώριση μεταφόρτωσης
Αν τα αγαθά μεταφερθούν από ένα όχημα σε άλλο, μπορεί να καταχωριστεί μεταφόρτωση.
Η ενέργεια αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν:
✔ Αλλάζει το όχημα της μεταφοράς
✔ Η αποστολή παραδίδεται σε άλλο μεταφορέα
✔ Τα αγαθά περνούν από ενδιάμεσο σημείο διανομής
Ο χρήστης επιλέγει τη μεταφόρτωση και συμπληρώνει τα στοιχεία που ζητούνται από την εφαρμογή.
Με αυτόν τον τρόπο ενημερώνεται η συνέχεια της διακίνησης και καταγράφεται η αλλαγή που πραγματοποιήθηκε.
Βήμα 5: Καταχώριση των συσκευασιών
Σε συγκεκριμένα στάδια της διαδικασίας μπορούν να δηλωθούν και οι συσκευασίες που συνοδεύουν τα αγαθά.
Για παράδειγμα, μπορούν να καταχωρίζονται:
✔ Κιβώτια
✔ Παλέτες
✔ Δέματα
✔ Άλλες μονάδες συσκευασίας
Ο χρήστης επιλέγει τον τύπο της συσκευασίας και συμπληρώνει τον αντίστοιχο αριθμό.
Η πληροφορία αυτή είναι χρήσιμη κυρίως σε μεταφορτώσεις, μερικές παραδόσεις ή περιπτώσεις όπου χρειάζεται να καταγραφεί με μεγαλύτερη ακρίβεια το φορτίο.
Βήμα 6: Δήλωση παράδοσης από τον μεταφορέα
Όταν ο μεταφορέας φτάσει στον προορισμό, μπορεί να καταχωρίσει το αποτέλεσμα της παράδοσης.
Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να δηλωθεί ότι:
✔ Τα αγαθά παραδόθηκαν πλήρως
✔ Παραδόθηκε μόνο μέρος της αποστολής
✔ Η παράδοση δεν ολοκληρώθηκε
✔ Τα αγαθά επιστρέφονται
Σε περίπτωση μερικής παράδοσης, μπορεί να χρειαστεί να συμπληρωθούν οι ποσότητες ή οι συσκευασίες που παραδόθηκαν.
Η καταχώριση γίνεται τη στιγμή της παράδοσης και ενημερώνει την κατάσταση της διακίνησης.
Βήμα 7: Επιβεβαίωση από τον λήπτη
Μετά την παράδοση, ο λήπτης μπορεί να σαρώσει το QR code και να καταχωρίσει τη δική του ενέργεια.
Ανάλογα με το αποτέλεσμα, μπορεί να επιλέξει:
✔ Πλήρη παραλαβή
✔ Μερική παραλαβή
✔ Απόρριψη της αποστολής
Με την ενέργεια αυτή καταγράφεται η πλευρά του λήπτη και ολοκληρώνεται το αντίστοιχο στάδιο της διακίνησης.
Σε περίπτωση απόρριψης ή μερικής παραλαβής, μπορεί να χρειαστεί η συμπλήρωση επιπλέον πληροφοριών.
Βήμα 8: Έλεγχος του ιστορικού
Η εφαρμογή επιτρέπει την προβολή των ενεργειών που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί για ένα παραστατικό.
Μέσα από το ιστορικό μπορεί να εμφανίζεται:
✔ Πότε ξεκίνησε η διακίνηση
✔ Αν πραγματοποιήθηκε μεταφόρτωση
✔ Ποιο ήταν το αποτέλεσμα της παράδοσης
✔ Αν ο λήπτης επιβεβαίωσε την παραλαβή
Το ιστορικό βοηθά τον χρήστη να ελέγχει τι έχει προηγηθεί και σε ποιο στάδιο βρίσκεται η αποστολή.
Παράδειγμα χρήσης
Μια επιχείρηση αποστέλλει πέντε κιβώτια προϊόντων σε έναν πελάτη.
- Ο οδηγός σαρώνει το QR code και δηλώνει την έναρξη της διακίνησης.
- Κατά τη διάρκεια της μεταφοράς τα αγαθά μεταφέρονται σε δεύτερο όχημα και καταχωρίζεται μεταφόρτωση.
- Ο μεταφορέας φτάνει στον προορισμό και δηλώνει ότι παρέδωσε και τα πέντε κιβώτια.
- Ο λήπτης σαρώνει το QR code και επιβεβαιώνει την πλήρη παραλαβή.
- Όλες οι ενέργειες εμφανίζονται στο ιστορικό του παραστατικού.
Η διαδικασία ολοκληρώνεται μέσα από διαδοχικές καταχωρίσεις από τους χρήστες που συμμετέχουν στη διακίνηση.
Τι χρειάζεται να προσέξει ο χρήστης
Παρότι η λογική της εφαρμογής είναι σχετικά απλή, η σωστή επιλογή της ενέργειας παραμένει σημαντική.
Ο χρήστης πρέπει να ελέγχει:
✔ Τον ρόλο με τον οποίο πραγματοποιεί την ενέργεια
✔ Το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η διακίνηση
✔ Αν πρόκειται για πλήρη ή μερική παράδοση
✔ Αν χρειάζεται να δηλωθούν συσκευασίες ή ποσότητες
✔ Αν η ενέργεια έχει ήδη πραγματοποιηθεί από άλλο εμπλεκόμενο μέρος
Η εφαρμογή μπορεί να διευκολύνει την καταχώριση, αλλά δεν αντικαθιστά την ανάγκη για σωστή κατανόηση της διαδικασίας.
Χρήση στην καθημερινή λειτουργία
Το myDATAapp μπορεί να χρησιμοποιηθεί απευθείας στο σημείο όπου εξελίσσεται η διακίνηση.
Ο οδηγός μπορεί να δηλώσει την έναρξη από το σημείο φόρτωσης, ο μεταφορέας να καταχωρίσει την παράδοση στον προορισμό και ο λήπτης να επιβεβαιώσει την παραλαβή από το κινητό του.
Η διαδικασία βασίζεται σε λίγες βασικές κινήσεις:
Σαρώνουμε το παραστατικό, επιλέγουμε την ενέργεια και επιβεβαιώνουμε.
Για απλές ροές διακίνησης, αυτός ο τρόπος μπορεί να είναι αρκετός. Σε περιπτώσεις με μεγάλο αριθμό αποστολών, πολλά οχήματα, πολλούς χρήστες ή ανάγκη σύνδεσης με ERP και αποθήκη, η χειροκίνητη χρήση της εφαρμογής μπορεί να χρειάζεται καλύτερη οργάνωση ή συμπληρωματική αυτοματοποίηση.
Αποποίηση ευθυνών: Αν και καταβάλλουμε κάθε προσπάθεια για την ακρίβεια και την επικαιρότητα των πληροφοριών, το περιεχόμενο του παρόντος άρθρου δεν αποτελεί εξατομικευμένη συμβουλή υλοποίησης. Οι πληροφορίες και οι εικόνες βασίζονται σε επίσημο υλικό και δημοσιεύσεις της ΑΑΔΕ. Συνιστάται να επιβεβαιώνετε πάντα τα δεδομένα με το αρμόδιο τμήμα της εταιρείας σας ή με τις επίσημες πηγές της ΑΑΔΕ. Σημειώνεται ότι η ιστοσελίδα μας δεν αποτελεί επίσημη ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ.ποποίηση ευθυνών: Αν και καταβάλλουμε κάθε προσπάθεια για την ακρίβεια των πληροφοριών, αυτές δεν αποτελούν εξατομικευμένες συμβουλές υλοποίησης. Επιβεβαιώνετε πάντα τα δεδομένα με το αρμόδιο τμήμα της εταιρείας σας. Σημειώστε ότι η ιστοσελίδα μας δεν είναι η επίσημη σελίδα της ΑΑΔΕ.
